Algumas empresas, e empreendedores, têm já as suas ferramentas próprias para a comunicação interna entre equipas e por essa razão essas empresas estão já preparadas para funcionar com trabalhadores remoto (que estejam em qualquer parte do mundo). Para as empresas que começam agora a entender as virtudes de trabalhar remotamente com os seus colaboradores (porque há óptimos motivos para o fazerem) deixo neste artigo as ferramentas que não podem faltar para organizar o trabalho das suas equipas. Todas estas ferramentas são gratuitas!

DRIVE do Google

Para partilha de ficheiros online.

Google enquanto gigante da tecnologia, e com isto quero dizer para confiar na segurança dos seus ficheiros online, construí-o uma plataforma online onde pode alojar todos os seus ficheiros (word, excel, power point, etc) e sempre que precisar aceder, em qualquer dispositivo é 100% online para que consiga aceder em todos os computadores e dispositivos do mundo, mesmo que não tenha consigo o seu portátil ou smartphone.

Coordena as suas pastas e dá acesso às mesmas aos intervenientes em determinados projectos. Assim toda a sua equipa tem acesso aos ficheiros. Pode determinar que todos os intervenientes podem editar determinados ficheiros, ou não, e sempre que necessários tem também um histórico de edições e um chat interno (em cada ficheiro) para conversações entre equipas a respeito de determinado assunto a ser discutido sobre o ficheiro que estão a consultar. (video sobre DRIVE)

MESSENGER do Facebook

Como trabalhamos remotamente é necessário um serviço de chat, telefone e video-chamada para conversar com os seus colaboradores, fazer algumas reuniões e resolver assuntos por telefone. Na internet tem centenas de plataformas de comunicação voz e vídeo, mas eu destaco a mais simples de usar e que traz beneficios para o seu negócio, principalmente se a sua empresa tem menos do que 50 colaboradores. O messenger do facebook.

O messenger do Facebook, pode ser usado por todos, no computador e nos smartphones e tablets. Com o messenger do Facebook pode enviar mensagens de texto aos seus colaboradores, fazer video-chamadas (ou somente de voz) e com qualquer pessoa que esteja no Facebook. Para isso não é preciso adicionar todos os seus colaboradores ao seu perfil de facebook, basta que todos acedam ao messenger e que autorizem a comunicação entre as partes.

Agregar toda esta comunicação no Messenger do Facebook, não dispersa as suas equipas por uma quantidade enorme de outras aplicações online para conversação em tempo real (skype, whatsapp, email, etc) que é o que mais acontece… assim fica tudo agregado numa só app.

Saiba que o messenger do facebook a comunicação é feita entre pessoas mas também é possível criar grupos de conversa, uma óptima solução para projectos.

ASANA

Esta ferramenta foi-me apresentada à pouco tempo mas já uso diariamente, e com esta aplicação online fecho o ciclo de ferramentas online a utilizar no dia-a-dia do trabalhador remoto. A Asana é uma plataforma online, de tarefas. É onde coloca as tarefas que os seus colaboradores devem efectuar, as datas de entrega dessas tarefas e todos os link e comentários que deseje colocar para as suas equipas trabalharem produtivamente.(ver vídeo de apresentação), esta plataforma, para além de ter integrações com google drive (para partilha e consulta de ficheiros) tem também vias de comunicação aberta entre os colaboradores para discussão de tarefas.

Com a utlização destas, e só destas 3 ferramentas 100% online, a sua empresa pode começar a trabalhar remotamente, facilmente